أصبح الحصول على شهادة الايزو في الكويت هدفًا استراتيجيًا للشركات التي تسعى للتميز والوصول إلى الأسواق العالمية. لكن، قد تبدو عملية التقديم والحصول على الشهادة معقدة ومليئة بالتفاصيل بالنسبة للكثيرين. لذلك، نقدم لك في هذا الدليل المبسط من كوالتى فيجن شرحًا واضحًا خطوة بخطوة. لأن هدفنا هو تبسيط المفاهيم، سنوضح لك كيف يمكن تحويل هذا الهدف إلى واقع ملموس لشركتك.
كيف تتم عملية منح شهادة الايزو في الكويت؟
المرحلة التحضيرية
بالطبع، النجاح في الحصول على شهادة الأيزو لا يبدأ يوم المراجعة الخارجية، بل يبدأ بخطوات تحضيرية مدروسة جيدًا. بالتالي، تعتبر هذه المرحلة هي حجر الأساس الذي يضمن عملية سلسة وناجحة. علاوة على ذلك، فإن الإعداد الجيد يوفر الكثير من الوقت والجهد ويضمن تحقيق أقصى استفادة من تطبيق نظام الجودة.
1. فهم “ما هي الايزو؟” واختيار الشهادة المناسبة
أولًا، يجب أن تعرف ما هي الايزو؟ ببساطة، هي مجموعة من المعايير الدولية التي تهدف إلى توحيد أسس الجودة أو السلامة أو الكفاءة في المؤسسات. بالإضافة إلى ذلك، الخطوة الأولى هي تحديد المواصفة المناسبة لنشاطك، فشهادة ISO 9001 للشركات تركز على إدارة الجودة بشكل عام، بينما تركز شهادة الايزو 22000 على سلامة الغذاء، وهي مثالية لـ الايزو للمنشآت الغذائية.
- تحديد الهدف من الحصول على الشهادة (تحسين الجودة، سلامة الغذاء، إلخ).
- اختيار المواصفة المناسبة لنشاطك (مقاولات، صناعات، تكنولوجيا).
- فهم متطلبات المواصفة القياسية المختارة بشكل دقيق وعميق.
2. تطبيق نظام الإدارة وتأهيل الشركة داخليًا
بعد اختيار المواصفة، تبدأ مرحلة العمل الداخلي. أيضًا، يجب على الشركة إنشاء وتوثيق نظام إداري يتوافق مع متطلبات الأيزو، ويشمل ذلك كتابة السياسات والإجراءات وتحديد المسؤوليات. لأن وعي الموظفين هو مفتاح التطبيق الناجح، يجب تدريبهم على النظام الجديد وأهميته، ثم إجراء مراجعة داخلية أولية لاكتشاف أي فجوات قبل المراجعة الرسمية.
- إنشاء وتوثيق جميع الإجراءات والنماذج المطلوبة.
- تدريب وتأهيل جميع الموظفين على متطلبات النظام الجديد.
- إجراء مراجعة داخلية للتأكد من فاعلية النظام المطبق.
3. اختيار شركة اعتماد ايزو موثوقة
الأهم من ذلك هو اختيار الشريك المناسب لإتمام العملية. يجب عليك اختيار شركة اعتماد ايزو معترف بها دوليًا لضمان أن تكون شهادتك ذات مصداقية وقيمة حقيقية. نتيجة لذلك، فإن البحث الدقيق عن جهة منح رسمية ذات خبرة في مجال عملك هو خطوة حاسمة ستؤثر على قيمة الشهادة التي تحصل عليها.
- البحث عن جهة منح معتمدة من جهات الاعتماد الدولية (مثل IAF).
- التأكد من خبرة جهة المنح في مجال نشاط شركتك.
- يعتبر اختيار جهة منح شهادات الأيزو المناسبة مفتاح نجاح العملية.
مرحلة التدقيق والمنح
بعد الانتهاء من كافة التحضيرات الداخلية، تبدأ المرحلة الرسمية التي يتم فيها تقييم نظامك من قبل جهة المنح التي اخترتها. لذلك، تتكون هذه المرحلة من عدة خطوات متتالية تهدف إلى التحقق من مطابقة نظامك لمتطلبات المواصفة، وتنتهي بإصدار الشهادة.
1. المراجعة الخارجية (المرحلة الأولى والثانية)
ثانيًا، تتم المراجعة الرسمية على مرحلتين. المرحلة الأولى تكون عبارة عن مراجعة مكتبية للوثائق والنظام الذي قمت بإعداده للتأكد من اكتماله وجاهزيته. لكن، المرحلة الثانية تكون مراجعة ميدانية في موقع الشركة، حيث يقوم المراجع بالتحقق من أن النظام الموثق يتم تطبيقه بالفعل على أرض الواقع من خلال مقابلة الموظفين ومراجعة السجلات.
- المرحلة الأولى: مراجعة الوثائق والتأكد من استيفاء المتطلبات الأساسية.
- المرحلة الثانية: التدقيق الميداني للتحقق من التطبيق الفعلي للنظام.
- يتم خلالها تقييم مدى التزام الموظفين بالإجراءات الموثقة.
2. التعامل مع حالات عدم المطابقة (إن وجدت)
لا داعي للقلق إذا وجد المراجع بعض الملاحظات أو “حالات عدم المطابقة”. لأن الهدف من المراجعة هو التحسين المستمر، سيمنحك المراجع تقريرًا مفصلًا ومهلة زمنية لإجراء التصحيحات اللازمة. بالتالي، يجب عليك وضع خطة عمل لتصحيح هذه النقاط وتقديم دليل لجهة المنح على أنك قمت بالإجراءات التصحيحية المطلوبة.
- استلام تقرير المراجعة الذي يوضح أي حالات عدم مطابقة.
- وضع خطة عمل فعالة لتصحيح هذه الملاحظات.
- تقديم أدلة موثقة لجهة المنح على إغلاق حالات عدم المطابقة.
3. إصدار شهادة الايزو والمراجعات الدورية
أخيرًا، بعد التأكد من أن شركتك تطبق جميع متطلبات المواصفة بنجاح، تقوم جهة المنح بإصدار شهادة الأيزو رسميًا. لكن الرحلة لا تنتهي هنا، فالشهادة صالحة لمدة ثلاث سنوات وتتطلب مراجعات دورية (سنوية عادةً) للتأكد من أن الشركة لا تزال ملتزمة بتطبيق نظام الجودة، مما يضمن الحصول على شهادات معتمدة في الكويت بشكل مستمر.
- استلام الشهادة الرسمية التي تثبت مطابقتك للمواصفات الدولية.
- صلاحية الشهادة لمدة 3 سنوات.
- الخضوع لمراجعات دورية سنوية للحفاظ على صلاحية الشهادة.
في النهاية، إن رحلة الحصول على شهادة الايزو هي عملية منظمة تضيف قيمة حقيقية لشركتك، وتعزز من سمعتها في السوق الكويتي والعالمي. على الرغم من أنها تتطلب التزامًا وجهدًا، إلا أن فوائدها في تحسين الكفاءة ورضا العملاء تجعلها استثمارًا ناجحًا. لذلك، في كوالتى فيجن، نحن هنا لنكون شريكك في هذه الرحلة، ونقدم لك خبرتنا لجعل عملية الحصول على شهادة الأيزو بسهولة ممكنة وفعالة.
