الوسم: نقص دعم الإدارة العليا

يعد التقديم على شهادة الايزو و الحصول على شهادة الأيزو إنجازًا كبيرًا يعزز من سمعة أي شركة في الكويت ويفتح لها أبوابًا جديدة في الأسواق المحلية والعالمية. لكن، الطريق إلى التقديم على شهادة الايزو و الاعتماد المرموق قد يكون مليئًا بالتحديات، وهناك أخطاء شائعة في الايزو قد تؤدي إلى تأخير أو حتى رفض الشهادة. لذلك، في كوالتى فيجن، قمنا بتلخيص أهم 7 أخطاء شائعة. لأن هدفنا هو تحسين فرص القبول لعملائنا، سنوضح لك كيف يمكنك تجنبها بسهولة.

أخطاء مرحلة الإعداد والتخطيط (الأخطاء 1-3)

بالطبع، معظم أسباب فشل الاعتماد تبدأ من مرحلة التخطيط السيئ قبل وصول المراجع الخارجي. بالتالي، فإن تأسيس نظام قوي ومدروس هو حجر الزاوية لعملية ناجحة. علاوة على ذلك، فإن تجنب الأخطاء في هذه المرحلة يوفر على الشركة الكثير من الوقت والجهد والتكاليف.

• 1. الخطأ #1: عدم فهم الهدف واختيار المواصفة الخاطئة

  أولًا، من أكبر الأخطاء هو السعي وراء الشهادة كقطعة ورق دون فهم حقيقي للهدف منها. بالإضافة إلى ذلك، تقوم بعض الشركات باختيار مواصفة قياسية لا تتناسب مع طبيعة عملها، مما يجعل التطبيق صعبًا وغير مجدٍ. لذلك، يجب أن تبدأ بتحديد أهدافك بوضوح: هل تريد تحسين الجودة (ISO 9001) أم تحتاج إلى شهادة متخصصة مثل مكافحة الرشوة (ISO 37001)؟

  • • تطبيق مواصفة قياسية لا تخدم أهداف الشركة الاستراتيجية.
    • عدم وضوح الفوائد المرجوة من تطبيق نظام الأيزو.
    • الحل: إجراء تحليل دقيق لأهداف الشركة واختيار المواصفة الأنسب.

• 2. الخطأ #2: نقص دعم الإدارة العليا

  أيضًا، تطبيق نظام الأيزو ليس مسؤولية قسم الجودة وحده، بل هو قرار استراتيجي يتطلب التزامًا كاملاً من الإدارة العليا. لأن نقص الدعم الإداري يؤدي حتمًا إلى فشل المشروع بسبب عدم توفير الموارد الكافية (من مال ووقت وأفراد) وعدم إعطاء المشروع الأولوية التي يستحقها. نتيجة لذلك، يفقد الموظفون حماسهم ويصبح التطبيق شكليًا فقط.

  • • اعتبار تطبيق الأيزو مهمة إدارية بدلًا من مشروع استراتيجي.
    • عدم تخصيص الموارد الكافية واللازمة لنجاح التطبيق.
    • الحل: يجب أن تكون الإدارة العليا هي المحرك والداعم الرئيسي للمشروع.

• 3. الخطأ #3: عدم إشراك الموظفين وتدريبهم

  الأهم من ذلك هو أن الموظفين هم من سيقومون بتطبيق النظام يوميًا. لكن، من الأخطاء الكارثية هو فرض النظام عليهم دون إشراكهم في العملية أو توفير التدريب الكافي لهم. بالتالي، سيشعر الموظفون أن النظام الجديد هو عبء إضافي، مما يؤدي إلى مقاومة التغيير وعدم الالتزام بالإجراءات الجديدة، وهو ما يكتشفه المراجع بسهولة.

  • • فرض الإجراءات الجديدة دون شرح فوائدها للموظفين والشركة.
    • عدم توفير تدريب كافٍ ومستمر على متطلبات النظام.
    • الحل: عقد ورش عمل وجلسات تدريبية لضمان فهم والتزام الجميع.

أخطاء مرحلة التقديم والتدقيق (الأخطاء 4-7)

بعد مرحلة الإعداد، تأتي مرحلة التعامل مع جهة المنح والمراجعة الخارجية، وهي مرحلة حساسة قد تظهر فيها مشاكل التقديم على الايزو إذا لم يتم التعامل معها بحكمة. لذلك، إليك أهم الأخطاء التي يجب تجنبها في هذه المرحلة الحاسمة.

• 4. الخطأ #4: اختيار جهة منح غير معتمدة أو غير مناسبة

  ثانيًا، اختيار جهة المنح هو قرار حاسم. من أكبر الأخطاء هو الانجذاب للعروض الرخيصة من جهات غير معتمدة أو غير معترف بها دوليًا. لأن شهادة من جهة غير موثوقة لا قيمة لها وقد تضر بسمعة شركتك. لذلك، يجب الحرص على اختيار جهة منح معتمدة وذات خبرة لضمان أن يكون التقديم المعتمد للايزو ذا قيمة حقيقية.

  • • التعامل مع جهات غير معتمدة للحصول على شهادة سريعة ورخيصة.
    • عدم التحقق من اعتمادات جهة المنح الدولية (مثل IAF).
    • الحل: اختيار أفضل جهة لتقديم الشهادة لضمان قبولها عالميًا.

• 5. الخطأ #5: ضعف التوثيق والسجلات

  قاعدة المراجعين الأولى هي: “ما لم يتم توثيقه، لم يتم عمله”. بالإضافة إلى ذلك، فإن عدم وجود سجلات كافية ومكتملة تثبت أنك تطبق الإجراءات التي كتبتها هو سبب مباشر لتسجيل حالات عدم مطابقة. نتيجة لذلك، يجب إنشاء نظام فعال لحفظ السجلات والتأكد من أن جميع الوثائق محدثة ومتاحة أثناء عملية مراجعة ملفات الايزو.

  • • إهمال تسجيل البيانات والأنشطة اليومية المطلوبة.
    • عدم اكتمال الوثائق أو صعوبة الوصول إليها أثناء المراجعة.
    • الحل: بناء نظام توثيق قوي ومنظم كجزء أساسي من النظام.

• 6. الخطأ #6: عدم إجراء مراجعة داخلية فعالة

  أيضًا، تعتبر المراجعة الداخلية بمثابة “بروفة” للمراجعة الخارجية. إجراؤها بشكل صوري أو غير جاد هو خطأ فادح، لأنه يفوت عليك فرصة ذهبية لاكتشاف نقاط الضعف بنفسك والقيام بعملية تصحيح أخطاء الاعتماد قبل وصول المراجع الخارجي. بالتالي، يجب أن تكون المراجعة الداخلية صارمة وموضوعية تمامًا.

  • • اعتبار المراجعة الداخلية إجراءً روتينيًا لا أهمية له.
    • عدم التعامل بجدية مع نتائج المراجعة وإصلاح المشاكل المكتشفة.
    • الحل: إجراء مراجعة داخلية فعالة واستخدامها كأداة للتحسين المستمر.

• 7. الخطأ #7: الخوف من المراجع الخارجي وعدم الشفافية

  أخيرًا، يتعامل بعض الموظفين مع المراجع الخارجي كأنه عدو أو مفتش. لكن، هذا الموقف الدفاعي ومحاولة إخفاء المشاكل يؤديان إلى نتيجة عكسية. المراجع هو خبير هدفه التحقق من نظامك، والشفافية معه تبني الثقة وتسهل العملية. لذلك، يجب التعامل معه باحترافية واعتباره شريكًا في عملية التحسين.

  • • محاولة إخفاء المشاكل أو تقديم معلومات غير دقيقة للمراجع.
    • الارتباك أو اتخاذ موقف دفاعي بدلًا من التعاون.
    • الحل: التعامل بشفافية واحترافية مطلقة مع فريق المراجعة.

في النهاية، إن تجنب هذه الأخطاء الشائعة في الايزو يضمن لك رحلة أكثر سلاسة ونجاحًا نحو الحصول على الاعتماد. إن استيفاء شروط الايزو لا يتعلق فقط باتباع القواعد، بل بتبني ثقافة الجودة والتحسين المستمر. لذلك، إذا كنت تبحث عن دعم الشركات في التقديم في الكويت، فإن فريق كوالتى فيجن هو شريكك الأمثل لضمان اتباع خطوات صحيحة للايزو من البداية إلى النهاية.